¿Cuánto dinero cuestan las reuniones de trabajo?

¿Cuál es el precio de una reunión de trabajo? Quizás, por lo complicado de cuantificarlas, pocas empresas se han hecho esta pregunta y, por tanto, no saben el dinero que se va en reuniones innecesarias.

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Precisamente, para evitar este despilfarro, Shopify quiso poner precio y coto a las reuniones innecesarias que se celebraban entre sus empleados.

Ha sido Kaz Nejatian, vicepresidente de productos y operaciones de Shopify, quien ha confirmado el proceso seguido por la compañía para dejar de hacer hasta 12.000 reuniones de trabajo al año, tal y como ha confesado en una entrevista en Creator Economy.

Todo comenzó con los 'Miércoles sin Reuniones', un día libre de reuniones que permitía a los empleados de Shopify dedicarse por completo a su trabajo, sin distracciones ajenas.

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Viendo que el resultado funcionaba, ampliaron las medidas a cancelar, de forma directa, toda reunión superior a tres personas, además de eliminar los canales de Slack que fueran prescindibles.

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Ahora, la gran medida, la que dio el salto de calidad definitivo a la productividad, fue cambiar la opción predeterminada de asistencia a una reunión de trabajo al 'No', en vez del al 'Sí'. Este mero gesto consiguió reducir cerca de un 35% el total de reuniones.

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Un estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) recogía cómo las empresas que habían acordado tres días sin reuniones a la semana, habían incrementado la productividad un 73%, además de reducir más de la mitad el estrés de sus empleados.

Shopify había llevado esa prerrogativa a otro nivel. De hecho, una vez llegados a ese punto, decidieron poner precio al dinero que estaban ahorrando con la cancelación sistemática de reuniones.

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Para conseguirlo, según apunta Kaz Nejatian, crearon la la 'Shopify Cost Calculator', capaz de estimar el precio en dólares de una reunión de trabajo, en función del número de convocados y sus cargos en la empresa.

El resultado fue tajante: una reunión rutinaria tenía un coste de 2.000 dólares para la empresa. Multiplicar este precio por las 12.000 reuniones canceladas, eleva el ahorro a 24 millones de dólares y esto ya son palabras mayores.

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Y es que, en muchos casos, hay reuniones que son perfectamente sustituibles por un correo electrónico.

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No lo decimos nosotros, lo dice un estudio de la Universidad de Harvard que apunta a que dos de cada tres reuniones resultan una pérdida de tiempo y se podrían solventar con un mail.

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El problema de estas pequeñas y habituales reuniones es que tienen tan corta duración que no se las tiene en cuenta. Al menos si no tienes la 'Shopify Cost Calculator'.

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No obstante, cada vez son más las empresas que toman conciencia de lo contraproducentes que resultan muchas reuniones.

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Otro ejemplo es Microsoft, cuyos datos de 2023 señalan que sus empleados emplean hasta un 57% de sus horas laborales en reuniones, hablando por chats de trabajo o respondiendo mails.

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Esto hace que tan sólo les quede el 43%, menos de la mitad de la jornada, para hacer lo que se supone que deberían hacer durante más tiempo, su trabajo.

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